Organiser à distance : pourquoi votre organisateur de mariage n'a pas besoin d'être basé sur le lieu de votre mariage

Au cours de la dernière décennie, la technologie a considérablement facilité le maintien du contact avec nos proches, même lorsqu’ils se trouvent loin de nous. Elle a également transformé notre façon de travailler. Nous pouvons désormais passer un appel vidéo à tout moment, où que nous soyons et avec n’importe qui. Alors, pourquoi ne pas adopter la même approche pour trouver l’organisateur de mariage idéal ? Organiser son mariage à distance est aujourd’hui plus facile que jamais.

Ce que beaucoup de couples ignorent, c’est qu’ils ont à leur portée tout un univers de professionnels talentueux. Lorsque vous vous lancerez à la recherche du partenaire idéal pour organiser votre mariage, nous vous invitons vivement à ne pas vous limiter à votre région. Les meilleurs professionnels ne se trouvent pas toujours près de chez vous ! Croyez-le ou non, cela vaut également pour les couples qui prévoient un mariage à l’étranger, même dans des destinations réputées pour leur chic, comme Cabo ou la France.

Installez-vous confortablement et rejoignez-nous pour découvrir comment organiser votre mariage à distance n'est pas seulement possible, mais pourrait même être la clé d'un parcours de préparation sans accroc et d'une réalisation parfaite de votre grand jour.

Pour trouver un organisateur de mariage, basez-vous sur votre vision, et non sur votre lieu de résidence.

Si vous prévoyez d'organiser un mariage à l'étranger, votre premier réflexe sera peut-être de rechercher sur Google des prestataires de mariage dans la région de votre choix. Dans certains cas, cela peut s'avérer être la bonne décision. Mais n'oubliez pas que votre objectif premier doit être de trouver des prestataires qui correspondent parfaitement à votre vision et à votre sens de l'esthétique — et NON pas simplement à votre lieu de réception.

Lorsque vous faites appel à un organisateur uniquement parce qu’il est basé dans la destination de votre mariage, vous risquez de voir sa vision s’imposer à votre mariage. Même si ce n’est pas toujours le cas, les organisateurs travaillant dans des destinations de mariage très prisées peuvent facilement tomber dans un état d’esprit du type « c’est comme ça qu’on fait toujours », ce qui donne lieu à des événements standardisés. Vous méritez de travailler avec un organisateur qui abordera votre destination avec un regard neuf et vous proposera une expérience sur mesure. 

Chez JLE, nous comprenons parfaitement ce qu'un client américain attend de son week-end de mariage. Nous mettrons tout en œuvre pour concilier cette vision avec les spécificités du marché local de la destination de votre choix, en veillant toujours à intégrer la culture locale dans notre démarche. Par exemple, cette fête de bienvenue a été inspirée par les marchés en plein air français traditionnels.

Choisir un organisateur de mariage : ce qu’il faut faire et ne pas faire

Voici un petit guide pratique des choses à faire et à ne pas faire pour vous aider à distinguer ces deux approches :

À faire : Recherchez un organisateur de mariage expérimenté qui a mis en place des processus et des systèmes optimisés, tout en accordant une grande importance à une organisation sur mesure.

À éviter : engager un organisateur de mariage qui semble déterminé à faire rentrer votre histoire et vos idées, qui vous sont propres, dans un moule standardisé et uniforme.

En résumé : votre mariage doit être à votre image. Un organisateur de mariage ne devrait jamais essayer de vous convaincre de faire appel à une liste prédéfinie de prestataires ou de procéder d’une certaine manière simplement par souci de commodité. Trouvez quelqu’un qui soit disposé (et ravi !) de mettre en place des collaborations originales afin de créer un événement sur mesure, à l’image de votre style et de votre histoire. 

Notre expérience variée dans le secteur de l'hôtellerie-restauration — notamment dans la restauration, l'hôtellerie et la location — nous a permis d'acquérir un éventail de compétences plus large que la plupart de nos concurrents et de répondre à TOUS vos besoins logistiques. Mais notre expérience nous a également permis de développer un réseau mondial de prestataires. Nous avons accès aux meilleurs partenaires et pouvons vous mettre en relation avec eux, que ce soit en France, en Italie ou au Mexique. C'est là tout l'intérêt d'organiser son événement à distance !

Gagnez du temps en faisant appel à un organisateur de mariage basé en dehors de votre lieu de destination.

Vous pensez peut-être qu'il n'est pas pratique de faire appel à un organisateur de mariage qui n'est pas basé dans votre ville d'origine ou sur le lieu de votre mariage à l'étranger. Mais que diriez-vous si nous vous disions que, grâce à la technologie, faire appel à un organisateur de mariage à distance peut vous faire gagner du temps ?

C'est là qu'intervient Google Meet. Cette plateforme de visioconférence est un outil fantastique pour l'organisation de mariages ! C'est le moyen idéal pour mener à bien les tâches importantes liées à l'organisation d'un mariage sans que cela ne devienne un calvaire. Entre le trajet en voiture, l'attente, les discussions et le retour, une réunion en présentiel pour quelque chose d'aussi simple que de passer en revue votre tableau de conception peut très facilement vous faire perdre des heures de votre journée de travail. À l'inverse, les visioconférences via Google Meet sont très pratiques. Vous pouvez vous connecter à un appel, collaborer avec votre organisateur, puis reprendre vos tâches précédentes une fois la réunion terminée.

Une autre technologie incontournable que nous utilisons est Aisle Planner. Vous l’entendez ici en avant-première : les classeurs de préparation de mariage, c’est du passé. Que nos clients soient proches ou éloignés, cet outil de planification performant nous permet de collaborer et d’organiser chaque détail de leur mariage, du budget à la liste d’invités en passant par le plan de table. D’autres personnes impliquées dans la prise de décision, comme les parents d’un client, peuvent également se voir accorder l’accès à certaines sections du portail de planification, selon les souhaits du client.

La logistique : un élément essentiel à prendre en compte lors de la planification à distance

En ce qui concerne les gains de temps liés à l’organisation à distance, il est important de prendre également en compte des aspects pratiques, notamment les différences culturelles et les décalages horaires. De nombreux couples américains ne se rendent pas compte que les prestataires internationaux ont des horaires très différents de ceux auxquels ils sont habitués. Alors que les organisateurs américains répondent rapidement par e-mail et organisent de nombreux appels téléphoniques et visioconférences, il n’est pas rare que les organisateurs européens mettent une semaine à répondre aux demandes. D’un point de vue logistique, communiquer et planifier des appels avec un prestataire situé à six fuseaux horaires de distance est également beaucoup moins pratique.

Il faut également souligner qu’une logistique solide est essentielle lors de l’organisation d’un mariage à l’étranger. Vous ne vous rendrez jamais compte de 90 % de ce que votre organisateur de mariage fait pour vous, car il gère les problèmes en coulisses avant même que vous n’en ayez conscience. Un partenariat d’organisation fondé sur la communication et la confiance mutuelles est indispensable pour que la relation prestataire-client fonctionne correctement.

Vous savez donc désormais comment le fait de faire appel à un organisateur de mariage à distance vous fait gagner du temps. Mais qu'en est-il de l'aspect financier?

Profitez du réseau international de Julian Leaver Events.

Que vous organisiez un mariage à l'étranger ou que vous cherchiez simplement à faire appel à des professionnels en dehors de votre région, un organisateur compétent se fera un plaisir de vous rencontrer à des moments clés tout au long du processus d'organisation.

Avec nos clients JLE, nous prévoyons au moins trois visites sur place. La première est le voyage de repérage. Au cours de ce voyage, nous nous rendons sur le lieu de votre événement pour nous imprégner de l’atmosphère des lieux, rencontrer les prestataires potentiels (nous le ferons en votre nom si vous ne pouvez pas être présent), repérer les hébergements et déterminer l’emplacement idéal pour votre cérémonie et votre réception. La deuxième visite est consacrée aux dégustations et à la mise au point des derniers détails. Le troisième voyage a pour but d’organiser le week-end de mariage proprement dit. 

Y a-t-il des frais liés au déplacement de votre organisateur de mariage pour trois visites distinctes des lieux ? Oui. Cependant, si votre organisateur dispose d'un bon réseau dans le secteur et sait mener à bien les négociations, ces frais peuvent facilement être compensés. Vous pourriez même vous rendre compte que vous réalisez une petite économie au passage !

En tant que duo d'organisateurs de mariages bénéficiant d'une expérience internationale et d'un réseau de prestataires, nous pouvons souvent réserver des hôtels à des tarifs donnant droit à une commission. Cela signifie que les hôtels sont disposés à baisser leurs prix chaque fois que nous intervenons en tant qu'agents de réservation , car nous sommes en mesure de générer un volume important de réservations. La bonne gestion de votre budget est l'un des piliers de notre activité, et la réduction des frais de déplacement est l'un des moyens qui nous permettent d'y parvenir. 

Voyager en action : Becky et Jeff

Dès ses fiançailles, Becky savait que nous étions les organisateurs de mariage qu’elle avait choisis. Peu après, nous montions dans un avion pour aller repérer des lieux à San José del Cabo, au Mexique ! Cabo occupe une place particulière dans le cœur de Becky. Sa famille y possède une maison et elle s’y rend depuis son enfance. Au cours de notre voyage de repérage, nous avons écouté Becky nous faire part de sa vision pour son mariage à Cabo. Nous avons également prêté une attention particulière à la façon dont elle percevait les lieux. Ces observations ont finalement constitué la pierre angulaire de notre processus de conception, etnon des idées préconçues sur ce à quoi un mariage à Cabo « devrait » ressembler.

Voyages en action : un mariage dans un château français

Ce mariage dans un château de la campagne française n’était au départ qu’une simple idée glanée sur Pinterest. Il s’est toutefois transformé en une magnifique réalité grâce à notre processus complet de conception et de création d’un tableau de visualisation. Chaque détail, de la cérémonie à la réception, s’inscrivait dans une cohérence globale, articulée autour d’une palette de couleurs douces et d’une profusion de compositions florales. Nous avons également aidé les mariés à surmonter les différences culturelles. Lors d’un échange avec leur traiteur, nous avons découvert que, lors des mariages français, le service à table n’inclut généralement pas le service complet de pain et de beurre. Cependant, comme les mariés le souhaitaient, nous avons veillé à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

En abordant le processus créatif avec authenticité, nous sommes devenus les alliés dont ces couples avaient besoin pour réaliser le mariage de leurs rêves. Organiser un mariage à distance n’est pas l’obstacle que de nombreux couples imaginent. Et avec un organisateur reconnu comme JLE, capable de vous mettre en relation avec les meilleurs professionnels du monde entier, cela peut même devenir un véritable atout !

Vous envisagez de faire appel à un organisateur pour votre mariage à l'étranger ? Ou peut-être vous mariez-vous dans la ville où vous vivez, mais souhaitez-vous trouver des professionnels à distance ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour commencer à organiser votre mariage, où que vous soyez dans le monde. Nous avons hâte de faire votre connaissance et de nous mettre au travail.

Fournisseurs :

Lieu : Domaine des Halles

Planification et conception : Julian Leaver Events

Créatrice de robes de mariée : Lela Rose Bridal

Coiffure et maquillage : Alesia Solo Co.

Composition florale : Florésie

Papeterie : Ink & Press Co.

Musique : ALR Music

Son : Groupe Eurosono

Conception lumière : Jacob Co Creative

Restauration : C-Gastronomie

Locations : Maison Options; Velvet Rendez-Vous

Agence de voyages : Wedaways Travel

Photographie : Thomas Audiffren

Vidéographie : Juno Wedding Films